Gut zu wissen: Bau-Projektmanagement-Crashkurs

Im Rahmen unserer Crashkurs-Reihe möchten wir Ihnen heute drei Fachbegriffe rund um das Thema „Abläufe“ näherbringen.

Diese und deren Steuerung spielen eine wichtige Rolle im Projektmanagement – natürlich nicht nur im Bauwesen –, denn unter anderem sorgen reibungslose Prozesse für die erfolgreiche Umsetzung von (Bau-)Projekten. Wir erklären die Begriffe Ablaufanalyse, Ablaufstruktur und Ablauforganisation genauer. Damit erhalten Sie ein fundiertes Verständnis für die Feinheiten dieser Prozesse und Strukturen im Bauprojektmanagement.

Die Ablaufanalyse

… ist ein Verfahren zur systematischen Untersuchung und Bewertung einer bestehenden Struktur. Mit ihr wird das Zusammenwirken der Einflussfaktoren (Ressourcen) Mensch, Maschine und Material unter logischen, organisatorischen, zeitlichen, räumlichen und technischen Aspekten untersucht.

In der Projektsteuerung von Bauprojekten beinhaltet die Ablaufanalyse die detaillierte Untersuchung und Bewertung der Bauprozesse, Zeitpläne und Ressourcenverteilung. Der IST-Zustand wird erfasst und Abhängigkeiten berücksichtigt. So werden Schwachstellen aufgedeckt und gegebenenfalls Kompensationsmaßnahmen entwickelt, um den Zeitplan einzuhalten.

Funktion der Ablaufanalyse ist es, durch die Identifizierung ineffizienter Prozesse und die Aufdeckung von Engpässen Optimierungspotenziale aufzuzeigen.

In unserem Projektsteuerungs-Alltag gibt es nicht EIN zentrales Dokument, das zu Beginn des Projektes erstellt wird. Es ist eher ein kontinuierlicher Prozess: Wir analysieren und bewerten ständig alle Leistungen der Planungsbeteiligten auf Plausibilität, Vollständigkeit, den erreichten Koordinationsgrad und die Planungstiefe – und bei Abweichungen steuern wir gegen.

Ein Beispiel ist der SOLL-IST- Vergleich des Terminplans.

Die Ablaufstruktur

… beschreibt die systematische Anordnung (Aufeinanderfolge und Verknüpfung) von Abläufen bzw. Ablaufabschnitten (Arbeits- bzw. Prozessschritte, Aufgaben, Vorgänge) und deren Reihenfolge im Projekt. Sie bezieht sich auf die konzeptionelle Planung der Aktivitäten und deren Beziehungen zueinander. Sie legt fest, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge ausgeführt werden müssen und wie sie miteinander verknüpft sind.

Die Ablaufstruktur in der Projektsteuerung ist ein zentrales Element zur Planung und Überwachung (Steuerung) von Projekten. Sie beschreibt die Anordnung von Aktivitäten, die notwendig sind, um ein Bauprojekt erfolgreich abzuschließen. Dabei beschreiben Anordnungsbeziehungen, wie die einzelnen Aktivitäten miteinander verknüpft sind. Häufig vorkommende Anordnungsbeziehungen sind zum Beispiel:

• Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen,
• Parallele Durchführung,
• Einschränkungen durch Ressourcenverfügbarkeit und
• Meilensteine.

Typisch für eine Ablaufstruktur ist die symbolische Darstellung von Vorgängen und Ereignissen über einer absoluten oder relativen Zeitachse. Die Anordnung dieser Elemente ergibt sich aus den Anordnungsbeziehungen zwischen ihnen und den angewandten Gliederungsprinzipien.

Der Netzplan

…ist hierbei ein Beispiel für ein Werkzeug zur Visualisierung der Ablaufstruktur. Er stellt die Ablaufstruktur grafisch dar und hilft dabei, die Struktur zu analysieren, den kritischen Pfad zu identifizieren und die zeitliche Planung zu visualisieren. Elemente des Netzplans sind Knoten und Pfeile (Anordnungsbeziehungen zwischen den Knoten).

In der Projektsteuerung von Bauprojekten ist ein typisches Beispiel für einen Netzplan der Rahmenterminplan, der am Anfang des Projektes aufgestellt wird. Hierbei wird das Bauvorhaben in grobe, übergeordnete Phasen (Vorgänge) gegliedert und besondere Ereignisse (sogenannte Meilensteine) festgelegt, beispielsweise

• Kick-Off (Meilenstein),
• Planung (Vorgang),
• Ausführung (Vorgang),
• Inbetriebnahme (Vorgang) und
• Übergabe (Meilenstein).

Abgrenzung der Begriffe Ablaufstruktur und Netzplan

Während die Ablaufstruktur das „WAS?“ (Aktivitäten und deren Beziehungen) beschreibt, ist der Netzplan das „WIE?“ (grafische Darstellung dieser Struktur). Der Netzplan dient also als Hilfsmittel zur Veranschaulichung der Ablaufstruktur.

Die Ablauforganisation

… konzentriert sich auf die organisatorischen Maßnahmen und Verfahren, die sicherstellen, dass die geplanten Abläufe effizient umgesetzt werden. Hierbei geht es um Regeln, Standards und Prozesse für die Durchführung der Aktivitäten.

Beispiele für solche Maßnahmen sind

• Verfahrensanweisungen,
• Workflows und
• Arbeitsanweisungen.

Sie helfen dabei, die Qualität, Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten, indem sie klare Richtlinien für die Durchführung verschiedener Tätigkeiten festlegen. Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass alle Teammitglieder wissen, was zu tun ist, wie es zu tun ist und welche Standards eingehalten werden müssen (= Prozessoptimierung).

Die Ablauforganisation im Kontext eines (Groß-) Bauprojekts sorgt dafür, dass alle Arbeitsschritte koordiniert ablaufen, um Zeit- und Kostenüberschreitungen zu vermeiden und die Qualität des Endprodukts sicherzustellen.

Kurz und knapp

Die Ablaufanalyse untersucht und bewertet bestehende Projekt- und Prozessstrukturen zur Identifikation von Schwachstellen und Optimierungspotenzialen.

Die Ablaufstruktur gibt den Rahmen für den Projektablauf vor und beschreibt die systematische Anordnung von Aktivitäten und deren Beziehungen im Projekt.

Der Netzplan visualisiert diesen Rahmen.

Die Ablauforganisation definiert Regeln und Verfahren für eine geordnete Durchführung der Aktivitäten gemäß diesem Rahmen und sorgt dafür, dass alles reibungslos (ab)läuft.

Dieses Ablauf-Dreiergestirn bildet ein ganzheitliches Konzept zur effektiven Planung, Steuerung und Optimierung von (Groß-) Projekten. Sie ergänzen sich gegenseitig und sind entscheidend für den Erfolg eines Projekts.

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